第一章总则

第一条为了加强公司文件收发的管理，制定本规范。

第二条本规范适用于一切以公司名义接收和发送的文件。

第三条公司文件的收发统一由办公室归口管理。

第二章收文的工作程序

第四条公司收到文件后由办公室专人负责签收，并按规定的方法编号登记。登记时应当将收文日期、原文号、密级、发文机关、文件标题等逐项填写清楚。同时保存收文的电子文档以便查阅。

第五条收文后根据文件内容，送有关领导阅示，根据批示意见交承办人阅办。经办人员应当及时掌握收文文件去向，避免漏传及延误；需要追查完成的，要及时督促执行，并将执行情况进行汇总、上报。

第六条承办部门或人员应按照领导的批示进行办理。承办部门或人员负责提出处理意见并代拟文稿。

第七条阅办完毕后，由办公室收回归档。

第三章发文的工作程序

第八条需要公司名义发送的文件的初稿由相关经办人负责草拟，初稿完成后交由部门负责人核稿。

第九条核改完成后，交由文件拟稿人复核，复核无误后，报请领导签发。

第十条办公室收到领导审签的发文定稿后，按照规定的方法编号并进行登记。登记时将发文日期、密级、文件标题、发往机关等逐项填写清楚。

第十一条公司发文一律按照以下要求的格式进行编辑：正文标题字体为二号方正小标宋，正文内容用三号方正仿宋字体。用公司固定格式文件纸打印并加盖公章。

第十二条发送。文件的发送单位应分别下列情况进行处理：

（一）公司文件：按发送单位分别发送、抄送、抄报有关部门；

（二）招标公告、中标成交结果公告：在发文当日发送给法定公告媒体；

（三）招标文件更正公告：在发文当日发送给法定公告媒体和登记投标的供应商。

（四）质疑答复：质疑人前来领取的，必须核对授权代表身份，签字后领取；通过挂号邮寄发送的，应保留邮寄的记录，至确认质疑人已经收到质疑答复为止。

第四章收发文的管理

第十三条所有的收文、所有发文的拟稿及正式发文均须收集保存，年终时分类整理、装订并存档。

第十四条文件的收发过程，须有文字性的记录。

第五章附则

第十五条本规定由公司负责解释。

第十六条本规定自发布之日起执行。

2017年4月30日